档案实体分级分类保护方法研究文章来源:《北京档案》 | 发布时间:2021-01-28

来源:《北京档案》2016年12期
作者:张雪 张美芳
 
  摘要:档案实体是我国馆藏档案的主要形式,数量大、种类多,对其加强保护是延长档案寿命的主要途径。在区分档案破损等级和类型的基础上,应该分别采取相应的保护措施,实现档案实体的有效保护。其中,分级保护是在保存现状调查、破损等级划分的基础上开展的保护与抢救;而分类保护则是针对珍藏档案、特藏档案和一般档案开展的预防性和治理性保护。
 
  关键词:实体档案;分级保护;分类保护
 
档案分类分级保护
 
  档案实体是我国馆藏档案的主要形式,跨越时间久,存量大,种类多、保管条件参差不齐,现存状况好坏不一。如何加强保护,最大限度地延长档案实体寿命是各档案馆的主要任务之一。分级、分类保护不仅有利于将有限的保护资源实现最优化配置,而且有助于甄选出珍藏、特藏和一般档案而分别采取不同的抢救措施。
 
  一、档案实体分级分类保护的必要性
 
  档案保护一般划分为两个层级:一是针对档案实体的原生性保护;二是针对档案内容的再生性保护。前者的目标是保持档案原貌,既强调档案实体的保护,又注重内容的保护;后者通常使用缩微拍摄、数字化、仿真等形式呈现档案信息,方便利用。虽然上述各种类型的再生性保护措施都可以脱离原件来保护其内容和信息,但是仍然需要依托原件实现信息转化或复制,即完整的原件是信息再现的基础。
 
  (一)档案信息化建设背景下,档案实体价值与档案保护现状之间矛盾凸显
 
  随着档案信息化建设的推进,数字化进程中和完成数字化以后,对原件保护(档案实体)的讨论逐渐增多,主要有整体性保护、摈弃保护、弱化保护等观点。尽管观点不同,但实体档案所具有的无可替代的价值和作用是毋庸置疑的。因此,无论再生性保护手段有多少种,技术多么先进,对档案实体的保护都不应该放松。然而目前由于多种原因,不同的档案实体逐渐呈现出老化、破损、褪变等趋势,甚至部分已经处于或者临近濒危,严重者已经失去了保存意义和利用价值。
 
  (二)现有档案实体老化速度加快,破损量大且破损较为严重
 
  由于装订形式不规范,生锈、脱开、折裂、起翘现象较为普遍,导致现存民国档案出现了大量破损。除了民国档案,20世纪80年代之前形成的档案,保存现状也不容乐观,纸张、字迹、案卷外观、装帧等均有程度不同的破损。同时,纸张酸化导致纸质档案实体寿命下降也需要引起重视。美国国会图书馆普通类和政法类图书为酸性,其中80%纸张pH值在5.0以下,属于严重酸化;中国国家图书馆善本特藏文献pH值在6.0以下的约占70%;第二历史档案馆抗战前和抗战后新闻纸pH值在3.7~4.7;美国国会图书馆1700万册藏书中约35%发生脆化现象;日本图书馆发脆不能翻动的图书约占20%;西藏档案馆馆藏300余万卷档案,其中约33%出现破损,因酸化发脆档案约占47.3%,严重者已为片渣状。
 
  综上,笔者在参考《中华人民共和国文物保护法》《文物保护法实施细则》等法律规范的基础上,特别是考虑到其中关于古籍文献的文物定级标准以及文化部已经颁布的多项分级标准及规范,如《古籍特藏破损定级标准》《古籍定级标准》等,并结合我国目前的档案保存状态、实体档案的价值等情况,认为在档案抢救和保护实践中需要开展实体分级或分类保护。分级保护是依据档案实体破损情况,将破损档案划分在不同的等级范围内,开展不同级别的保护活动,优先抢救破损程度最为严重的档案。换句话说,分级保护主要是针对出现病害状况的大批量档案采取的保护行为。保存现状、病害特点、破损等级划分、分级保护措施等问题都需要理论和应用的深入研究,越细化越具体,实际单位越容易操作。分类保护是按照档案实体的价值、重要程度、独特性等,创造不同的保管条件并开展保护活动,比如对特藏和珍藏档案创造最为理想的保存条件,及时开展科学的抢救。一般而言,由于特藏、珍藏档案数量不大,容易划分和筛选,因此,实际单位便于实施分类保护。
 
  二、档案实体的分级保护
 
  在档案破损数量大、保护条件和技术力量有限的情况下,通过开展档案实体分级保护,可以优先抢救濒危状态的档案。分级保护程序首先是对馆藏档案保存现状进行调查,摸清档案病害状况;依据档案病害种类和破损程度,制定破损等级标准;在预防性保护和治理性保护方面分级采取措施。摸底调查是分级保护的前提,划分破损等级是实施保护和抢救的基础,分级保护是实施抢救的主要方式。
 
  为全面了解和掌握各级各类档案馆所藏档案保存现状、破损程度、馆库条件和保管情况等,需要开展全面调查,建立档案保存现状信息数据库。对档案个体调查是对档案纸张和字迹种类、保存现状、病害种类、病害程度、案卷外观状况等相关问题进行的全面调查。主要包括:档案形成时间、档案来源、纸张种类、字迹材料种类、酸化、霉变、虫蛀、老化、污染、撕裂、残缺、糟朽、粘连、皱褶、字迹洇化或扩散、字迹褪色或酸蚀、字迹磨损(纸页中间和边缘)、不规范折叠。
 
  破损等级划分是依据档案实体保存现状和老化情况,通过定量测量或定性分析病害,综合判断其破损程度,考察的主要病害因子为:酸化、粘连、残缺、污染、纸张糟朽、纸张撕裂、字迹洇化扩散、字迹褪色或酸蚀、霉变、虫蛀、老化、不规范折叠等。依据病害类型和程度可将档案实体破损等级分为:特残破损、严重破损、中度破损、轻度破损。档案实体病害程度尽可能量化,只要其中一项病害因子达到等级范围,即可确定其等级类型。以纸张酸化程度为例,比如纸张的pH≤4.0,不用考虑其他病害程度,即可确定该份档案属于特残等级;4.0
 
  分级保护包括预防性分级保护和治理性分级保护。预防性分级保护的范围覆盖整个馆藏档案,属于全程性维护和保管。预防性保护在先且最为重要,涉及库房建筑、保护制度、环境监测与调控、安全维护等,是对馆藏档案批量进行的保护行为,产生效率高,作用明显。而治理性保护是在其后开展的抢救性活动,针对个体进行病害诊断和治理,只需要对破损的档案进行修复,不需要普遍开展,因此,工作开展涉及面较小。治理性保护实施需要考虑修复的技术条件成熟与否、资金支持、技术力量、人员修复水平、修复材料等众多因素。在具体实施过程中,两者互补,是保护工作中不可或缺的部分。同时,两者也面临相似的困境,馆藏的丰富性、复杂性,决定了预防性分级保护和治理性分级保护对象的多样性和复杂性,使得各种分级尝试难以实践。如何得出客观、准确、简单易行的分级办法是保护工作面临的难题。
 
  三、档案实体的分类保护
 
  档案分类保护是针对档案的重要程度或价值或独特性等分别采取不同的保护和修复措施。档案的重要程度需要考虑档案内容、形成时间和在不同历史阶段对社会发挥的作用等,一般分为一般档案、珍藏档案、特藏档案。其具体保护措施如下:
 
  (一)一般档案的保护方法
 
  档案馆中保存数量最多的是一般档案,普通库房即可存放一般档案。一般档案的保护需要严格执行国家档案行业标准《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)中有关温湿度、防光等规定。比如,温度为14℃~24℃±2℃,相对湿度为45%~60%±5%。
 
  (二)珍藏档案和特藏档案的保护方法
 
  1.珍藏档案是指内容价值高、历史远久、形式非常独特的档案,比如清代之前的档案可作为珍藏档案,因其在全国数量不大,可作为优先调查对象,详细开展各项调查,创造特殊的保存环境如微环境。微环境要求温度为16℃±1℃,相对湿度为45%±3%,并采取避光、低氧贮藏、防盗、防爆等。实际工作中常用封闭的橱柜等特殊装具,充氮气或二氧化碳,并采取精准地控制温湿度,避光、洁净空气等措施。
 
  2.特藏档案是指具有特殊形式、内容和价值的档案,档案记载的内容具有独特性,比如具有一定的地方特色、本馆特色等,或者对社会及利用者产生特殊影响等,内容独特的档案往往具有较高的利用价值。特藏档案保管要求温度为14℃~20℃±2℃,相对湿度为45%~55%±5%,特藏室与一般的档案库房不同,需要经过装修改造,对温湿度、光线、空气污染等实施更加严格的调控,尽量制作特殊装具,同时在防火、防盗、消防等方面采取严格的防范措施。
 
  此外,在开展保护中珍藏和特藏档案可分步进行。一是对珍藏、特藏档案开展普查登记工作,内容包括:特藏形式、数量、保存现状、破损级别、保管状况等,建立珍藏、特藏综合信息库,形成动态的信息管理系统,通过评估,编制出版《中国珍藏、特藏档案联合目录》。二是逐步建立完善的珍藏、特藏档案保护制度,改善保管条件,加强保护管理。三是依据现有标准如《档案修裱技术规范》《历史图牒档案修裱技术规范》《古籍修复技术规范与质量要求》,来规范珍藏、特藏档案的修复活动,并制定实操性较强的《档案修复操作指南》,以指导实际工作的开展。
 
  参考文献:
 
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